І. Загальні положення
1. Архівне управління Рівненської районної державної адміністрації (далі – управління) утворюється головою Рівненської районної державної адміністрації – начальником Рівненської районної військової адміністрації, входить до її складу і в межах району забезпечує виконання покладених на цей підрозділ завдань.
Місцезнаходження: вул. Петра Могили, 22 б, м. Рівне, Рівненський район, Рівненська область.
2. Управління підпорядковане голові Рівненської районної державної адміністрації – начальнику Рівненської районної військової адміністрації, заступнику голови Рівненської районної державної адміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Рівненської області.
3. Управління у своїй діяльності керується законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, розпорядженнями голови Рівненської районної державної адміністрації – начальника Рівненської районної військової адміністрації, а також цим положенням.
ІІ. Основні завдання та функції управління
Управління:
1) реалізує державну політику у сфері архівної справи та діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;
2) координує діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема, приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви) у питаннях архівної справи і діловодства;
3) вносить до Національного архівного фонду архівні документи, що мають місцеве значення, веде їх облік, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
4) здійснює контроль за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
5) організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Державної архівної служби України та здійснює контроль за їх реалізацією;
6) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;
7) здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень;
8) аналізує стан та тенденції соціально-економічного і культурного розвитку у відповідній галузі у межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці та вживає заходів до усунення недоліків;
9) бере участь у підготовці пропозицій до проєктів програм соціально-економічного розвитку району;
10) бере участь у підготовці заходів щодо регіонального розвитку;
11) розробляє проєкти розпоряджень голови Рівненської районної державної адміністрації – начальника Рівненської районної військової адміністрації, у визначених законом випадках – проєкти нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень;
12) бере участь у погодженні проєктів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади;
13) бере участь у розробленні проєктів розпоряджень голови Рівненської районної державної адміністрації – начальника Рівненської районної військової адміністрації, проєктів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи райдержадміністрації;
14) бере участь у підготовці звітів голови Рівненської районної державної адміністрації – начальника Рівненської районної військової адміністрації для їх розгляду на сесії районної ради;
15) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові Рівненської районної державної адміністрації – начальнику Рівненської районної військової адміністрації;
16) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;
17) готує (бере участь у підготовці) проєктів угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;
18) розглядає в установленному законодавством порядку звернення громадян;
19) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;
20) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої є управління;
21) постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;
22) контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну допомогу з питань здійснення наданих м законом повноважень органів виконавчої влади;
23) здійснює повноваження, делеговані органами місцевого самоврядування;
24) забезпечує у межах своїх повноважень дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;
25) організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;
26) забезпечу є у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;
27) бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів);
28) забезпечує захист персональних даних;
29) готує та подає в установленому порядку аналітичні матеріали і статистичну звітність з питань, що належать до його компетенції;
30) складає і за погодженням з Державним архівом Рівненської області подає для затвердження в установленому порядку проєктів цільових програм, затвердження планів розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;
31) забезпечує зберігання, облік і охорону:
документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих управлінню державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;
документів особового походження;
друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
облікових документів і довідкового апарату до них;
32) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
33) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;
34) інформує Державний архів Рівненської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;
35) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу, на підставі затверджених списків;
36) подає на затвердження Державному архіву Рівненської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування управління;
37) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;
38) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (Трудового архіву);
39) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Рівненської області;
40) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розробляє методичні посібники з архівної справи та діловодства;
41) передає Державному архіву Рівненської області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;
42) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;
43) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному управлінні райдержадміністрації, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;
44) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним управлінням у порядку, встановленому законодавством;
45) надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб, долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;
46) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
ІІІ. Права управління
Управління для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:
1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);
3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної державної адміністрації у сфері архівної справи та діловодства;
4) користуватися в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;
5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції;
6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснювати відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;
7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду;
8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника окументів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;
10) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;
11) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
12) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються управлінням;
13) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
ІV. Структура управління
1. У структуру управління входять: відділ кадрової роботи, управлінської документації та використання інформації документів, відділ формування Національного архівного фонду і діловодства, відділ організаційно-аналітичної роботи та довідкового апарату та сектор забезпечення збереженості документів та їх облік.
2. Управління очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади головою Рівненської районної державної адміністрації – начальником Рівненської районної військової адміністрації згідно із законодавством про державну службу, за погодженням з обласною державною адміністрацією в установленому законодавством порядку.
На посаду начальника управління призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом України «Про державну службу».
Начальник управління здійснює свої функції на підставі посадової інструкції, затвердженої головою Рівненської районної державної адміністрації – начальником Рівненської районної військової адміністрації.
3. Начальник управління:
1) здійснює керівництво управлінням, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці в управлінні;
2) подає на затвердження голові Рівненської районної державної адміністрації – начальнику Рівненської районної військової адміністрації положення про управління;
3) погоджує посадові інструкції працівників архівного управління районної державної адміністрації та розподіляє обов’язки між ними;
4) планує роботу управління, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації;
5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи управління;
6) звітує перед головою Рівненської районної державної адміністрації – начальником Рівненської районної військової адміністрації про виконання покладених на управління завдань та затверджених планів роботи;
7) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції управління та розробляє проєкти відповідних рішень;
8) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;
9) представляє інтереси управління у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, з Державним архівом Рівненської області, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва районної державної адміністрації;
10) видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням.
Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в територіальних органах Мін’юсту;
11) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень управління;
12) забезпечує дотримання працівниками управління правил внутрішнього службового розпорядку та виконавської дисципліни;
13) видає наказ про створення віддалених робочих місць із зазначенням адреси розташування та графіку роботи;
14) здійснює інші повноваження, визначені законом.
4. Накази начальника управління, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, можуть бути скасовані головою Рівненської районної державної адміністрації – начальником Рівненської районної військової адміністрації, Міністерством розвитку та територій України, Міністерством енергетики та захисту довкілля України, Міністерством інфраструктури України, іншим центральним органом виконавчої влади.
5. Начальник управління має заступника, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом начальника управління.
6. На посади інших працівників управління призначаються особи, які відповідають вимогам, встановленим Законом України «Про державну службу».
Працівники управління призначаються на посадута звільняються з посади начальником архівного управління районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.
Працівники управління здійснюють свої функції на підставі посадових інструкцій, затверджених начальником архівного управління районної державної адміністрації.
7. Начальник управління є керівником державної служби в структурному підрозділі.
8. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників управління визначає голова Рівненської районної державної адміністрації – начальник Рівненської районної військової адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.
9. Штатний розпис та кошторис управління затверджує голова Рівненської районної державної адміністрації – начальник Рівненської районної військової адміністрації за пропозиціями начальника управління у порядку, визначеному чинним законодавством.
V. Заключні положення
1.Для проведення експертизи цінності документів управління утворює експертну комісію відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів»зі змінами.
2. Управління є розпорядником бюджетних коштів державного бюджету та головним розпорядником коштів районного бюджету відповідно до його галузевих повноважень.
3. Управління є бюджетною неприбутковою установою.
4. Управління утримується за кошти державного бюджету, та інших коштів не заборонених законом.
5. Управління є юридичною особою публічного права, має самостійний баланс, рахунки в Головному управлінні Державної казначейської служби України у Рівненському районі, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.
6. Ліквідація управління проводиться за розпорядженням голови Рівненської районної державної адміністрації – начальника Рівненської районної військової адміністрації згідно з чинним законодавством.