Положення про відділ документообігу апарату райдержадміністрації

І. Загальні положення

1. Відділ документообігу апарату районної державної адміністрації (далі відділ) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, який утворюється головою районної державної адміністрації з метою забезпечення єдиної системи діловодства в апараті районної державної адміністрації, здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також надання методичної допомоги з питань ведення діловодства та організації контролю за виконанням документів в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації, виконкомах місцевих рад.

2. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади,  розпорядженнями голів обласної державної адміністрації та районної державної адміністрації, Інструкцією з діловодства в апараті районної державної адміністрації, Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в апараті районної державної адміністрації, а також цим Положенням.

3. Відділ утворюється головою районної державної адміністрації та, відповідно до розподілу функціональних повноважень, підпорядковується керівнику апарату районної державної адміністрації.

ІІ. Основні завдання та функції відділу

Відділ:

1) забезпечує використання єдиної системи діловодства в апараті районної державної адміністрації;

2) здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами районної державної адміністрації та її апарату, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (далі – територіальні органи центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

3) здійснює контроль за термінами проходження і виконання службових документів;

4) здійснює підготовку інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питань виконання документів керівництву районної державної адміністрації;

5) здійснює інформування голови районної державної адміністрації про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад структурними підрозділами райдержадміністрації та її апарату, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування;

6) здійснює підготовку проєктів розпоряджень і доручень голови районної державної адміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) здійснює ведення діловодства в апараті районної державної адміністрації;

2) приймає, реєструє і подає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію апарату районної державної адміністрації;

3) реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію, веде довідкову картотеку; забезпечує реєстрацію документів на персональному комп’ютері;

4) веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, контроль за якими покладено на нього;

5) перевіряє виконання документів структурними підрозділами районної державної адміністрації та її апарату, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

6) забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів районної державної адміністрації та її апарату, територіальних органів центральних органів виконавчої влади про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

7) веде облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування» відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в апараті районної державної адміністрації;

8) забезпечує разом з відділом організаційного забезпечення апарату районної державної адміністрації організаційно-технічну підготовку засідань колегії, нарад при голові районної державної адміністрації, а також інших заходів, що ним проводяться;

9) здійснює реєстрацію, друкування і розмноження розпоряджень голови районної державної адміністрації, інших службових документів, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконавчих комітетів місцевих рад, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян; у необхідних випадках видає копії, витяги й довідки з прийнятих розпоряджень, інших документів;

10) складає зведену номенклатуру справ апарату районної державної адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в архівний відділ районної державної адміністрації;

11) організовує роботу архівного підрозділу апарату районної державної адміністрації відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ районної державної адміністрації;

12) за дорученням голови районної державної адміністрації, керівника апарату районної державної адміністрації перевіряє у структурних підрозділах районної державної адміністрації, виконкомах місцевих рад стан організації діловодства та виконавської дисципліни, надає їм необхідну методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами;

13) забезпечує культуру діловодства, впровадження сучасних технічних засобів ведення діловодства в апараті районної державної адміністрації, розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

14) здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті районної державної адміністрації, строками виконання службових документів, готує інформаційно-аналітичні матеріали голові райдержадміністрації, першому заступнику голови, заступникам голови та керівнику апарату райдержадміністрації щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

15) проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує голову районної державної адміністрації, першого заступника голови, заступників голови та керівника апарату райдержадміністрації про неможливість їх дотримання;

16) вносить пропозиції про розгляд на засіданнях колегії районної державної адміністрації питань про стан виконання документів в структурних підрозділах районної державної адміністрації та її апарату, територіальних органах центральних органів виконавчої влади, в органах місцевого самоврядування;

17) здійснює інші повноваження за дорученням голови районної державної адміністрації та керівника апарату районної державної адміністрації.

Відділ документообігу взаємодіє з цих питань відповідно з визначеними працівниками у структурних підрозділах районної державної адміністрації, виконкомах місцевих рад.

ІІІ. Права відділу

Відділ має право:

1) проводити в структурних підрозділах районної державної адміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади і органах місцевого самоврядування перевірки стану організації та здійснення контролю за виконанням документів та ведення діловодства;

2) одержувати від структурних підрозділів районної державної адміністрації, підприємств, установ, організацій, виконкомів місцевих рад необхідні інформації, довідки, а також пояснення щодо несвоєчасного або неповного виконання документів районної державної адміністрації;

3) залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів районної державної адміністрації та її апарату, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у веденні діловодства та здійсненні контролю за виконанням документів;

4) брати участь у засіданнях колегії, виконкомів, нарадах, що проводяться в структурних підрозділах районної державної адміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади, органах місцевого самоврядування;

5) вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції;

6) вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

7) за згодою керівника апарату районної державної адміністрації повертати структурним підрозділам районної державної адміністрації проєкти розпоряджень голови районної державної адміністрації та інші документи, подані з порушенням вимог Інструкції з діловодства та Регламенту районної державної адміністрації.

IV. Структура відділу

1. Структура відділу, чисельність його працівників та Положення про відділ затверджуються в установленому порядку головою районної державної адміністрації за поданням керівника апарату районної державної адміністрації.

2. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.

На посаду начальника відділу призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом України «Про державну службу».

Начальник відділу:

1) здійснює керівництво відділом, розподіляє обов’язки і визначає повноваження працівників відділу;

2) несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функцій;

3) планує роботу відділу та контролює виконання планів роботи;

4) розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

5) забезпечує додержання працівниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку;

6) бере участь у засіданнях, нарадах, що проводяться в райдержадміністрації з питань ведення діловодства та організації контролю за виконанням документів;

7) інформує керівництво районної державної адміністрації про виконання покладених на відділ завдань;

8) організовує підготовку і надання необхідних інформаційно-довідкових матеріалів відповідним підрозділам обласної державної адміністрації;

9) забезпечує надання практичної і методичної допомоги у роботі керівникам і працівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконавчим комітетам органів місцевого самоврядування;

10) підписує акт передачі справ і майна, у разі звільнення державного службовця з посади чи переведення на іншу посаду, разом з уповноваженою особою та державним службовцем, який звільняється;

11) здійснює інші повноваження, визначені законодавством.

3. На посади працівників відділу призначаються особи, які відповідають вимогам, встановленим Законом України «Про державну службу».

Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.

Працівники відділу здійснюють свої функції на підставі посадових інструкцій, затверджених керівником апарату районної державної адміністрації та погоджених начальником відділу.

V. Заключні положення

1. Робота відділу проводиться згідно з планами роботи відділу та районної державної адміністрації.

2. Працівники відділу для належної роботи і підвищення кваліфікації забезпечуються окремим приміщенням, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів, телефонним та електронним зв’язком, сучасними комп’ютерами та оргтехнікою, транспортом для виконання службових обов’язків, а також законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і довідковими матеріалами.

3. Покладання на відділ завдань, не передбачених цим Положенням, і таких, що не стосуються питань організаційного розвитку та державної служби, не допускається.

Відділ має круглу печатку без зображення герба із власним найменуванням.