І. Загальні положення

 

1. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату районної державної адміністрації (далі відділ) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації.

2. Відділ прямо підпорядковується керівнику апарату районної державної адміністрації.

3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про звернення громадян», «Про місцеві державні адміністрації», «Про місцеве самоврядування в Україні», Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з питань діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, засобах масової інформації», Регламентом районної державної адміністрації, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації та районної державної адміністрації, наказами керівника апарату, Положенням про апарат районної державної адміністрації, цим Положенням.

ІІ. Основні завдання,  функції та права відділу

1. Основними завданнями відділу є:

1) реалізація державної політики відділу роботи із зверненнями громадян;

2) забезпечення кваліфікованого, об'єктивного і своєчасного розгляду заяв, пропозицій і скарг громадян, що надходять до районної державної адміністрації з метою оперативного вирішення порушених у них проблем;

3) забезпечення неухильного дотримання графіка та належної організації особистого, виїзного прийомів громадян головою районної державної адміністрації, першим заступником та заступниками голови районної державної адміністрації;

4) здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до районної державної адміністрації і направлені, за дорученням керівництва, для вирішення структурним підрозділам районної державної адміністрації, виконкомам місцевих рад, керівникам підприємств, установ і організаціям та іншим юридичним особам;

5) забезпечення підготовки даних для періодичного особистого звітування голови районної державної адміністрації перед головою обласної державної адміністрації з питань роботи із зверненнями громадян;

6) надання методичної допомоги структурним підрозділам районної державної адміністрації, виконавчим комітетам міських, селищних та сільських рад в організації роботи із зверненнями громадян та їх особистого прийому;

7) проведення аналізу письмових, електронних, в тому числі, які надійшли від Рівненського обласного контактного центру, усних звернень громадян, підготовка матеріалів та регулярне інформування голови районної державної адміністрації, першого заступника голови, заступників голови та керівника апарату районної державної адміністрації про стан цієї роботи;

8) забезпечення підготовки матеріалів та організація проведення засідань постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян при районній державній адміністрації;

9) організація роботи щодо обробки персональних даних у базі персональних даних "Звернення громадян" з метою реалізації адміністративно - правових відносин відповідно до Закону України «Про звернення громадян», постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з питань діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації»;

10) організація роботи громадської приймальні з надання безоплатної первинної правової допомоги з питань, що належить до компетенції районної державної адміністрації.

2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує у встановленому порядку реєстрацію звернень громадян, що надійшли до районної державної адміністрації;

2) здійснює попередній розгляд письмових, електронних пропозицій, заяв і скарг громадян, готує щодо них пропозиції для наступної доповіді керівництву районної державної адміністрації;

3) інформує голову районної державної адміністрації, першого заступника голови, заступників голови та керівника апарату районної державної адміністрації про зміст звернень громадян, готує необхідні матеріали для своєчасного їх розгляду;

4) проводить консультації та роз'яснення громадянам, які виявили бажання звернутися (або звернулися) на особистий прийом до керівництва районної державної адміністрації, про порядок вирішення їх проблем;

5) здійснює попередній запис та забезпечує належну організацію особистого прийому громадян головою районної державної адміністрації, першим заступником голови, заступниками голови районної державної адміністрації;

6) організовує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян;

7) за дорученням голови районної державної адміністрації, першого заступника голови та заступників голови районної державної адміністрації направляє звернення структурним підрозділам районної державної адміністрації, виконавчим комітетам міських, селищних та сільських рад;

8) отримує від структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконавчих комітетам міських, селищних та сільських рад, підприємств, установ, організацій інформації (довідки, пояснення та інші матеріали), що стосуються розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, на їх підставі готує інформації керівництву районної державної адміністрації;

9) здійснює контроль за своєчасним інформуванням про вирішення питань, порушених у заявах і скаргах громадян, які направлені на розгляд структурним підрозділам районної державної адміністрації, виконкомам сіл, виконавчим комітетам міських, селищних та сільських рад, підприємствам, установам, організаціям;

10) організовує за дорученням керівництва районної державної адміністрації, в необхідних випадках, перевірку на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян, що стосуються його компетенції;

11) перевіряє стан роботи з розгляду листів, заяв та скарг громадян, організацію їх особистого прийому у структурних підрозділах районної державної адміністрації, виконкомах місцевих рад району, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності;

12) здійснює контроль за виконанням розпорядження голови районної державної адміністрації, виданого на реалізацію Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008, щодо стану роботи із зверненнями громадян, готує інформації про їх хід виконання;

13) веде облік громадян, що побували на особистому прийомі у голови районної державної адміністрації, першого заступника голови, заступників голови районної державної адміністрації, контролює виконання їх доручень;

14) забезпечує підготовку та подання голові районної державної адміністрації, першому заступнику голови, заступникам голови районної державної адміністрації інформації про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян у структурних підрозділах районної державної адміністрації, виконкомах місцевих рад району;

15) вивчає пропозиції, заяви і скарги, причини, що їх породжують, інформує про результати аналізу голову районної державної адміністрації, першого заступника голови, заступників голови районної державної адміністрації;

16) інформує голову, першого заступника голови та заступників голови районної державної адміністрації про стан роботи із зверненнями громадян та з організації їх особистого прийому у структурних підрозділах районної державної адміністрації, у виконкомах місцевих рад району, на підприємствах, в організаціях, установах і подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;

17) готує матеріали про стан роботи із зверненнями громадян, організації їх особистого прийому на засідання колегії районної державної адміністрації та проєкти розпоряджень голови районної державної адміністрації, що віднесені до компетенції відділу;

18) забезпечує щорічну підготовку та опублікування аналітичної доповіді про стан роботи зі зверненнями громадян у засобах масової інформації;

19) залучає за згодою керівництва районної державної адміністрації спеціалістів її структурних підрозділів для здійснення заходів, що проводяться відділом, відповідно до покладених на нього обов'язків;

20) вивчає, узагальнює та поширює позитивний досвід роботи, розробляє методичні матеріали щодо удосконалення роботи із зверненнями громадян та організації їх особистого прийому, надає методичну і практичну допомогу в цій роботі на місцях;

21) здійснює обробку персональних даних в програмі електронного документообігу “Мегаполіс“, “Звернення громадян“ та забезпечує захист персональних даних, що обробляються відділом.

3. Відділ має право:

1) вимагати від працівників апарату, структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконкомів місцевих рад, підприємств, організацій, установ, службових осіб своєчасного виконання надісланих їм документів відповідно до вимог чинного законодавства;

2) вимагати у структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконкомів місцевих рад, керівників підприємств, організацій, установ подання інформації (довідок, пояснень та інших матеріалів) про розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надіслані і були розглянуті в цих органах;

3) повертати для повторного розгляду звернення громадян, відповіді на які надійшли не повні або не конкретні;

4) надсилати за належністю звернення громадян, у яких порушені питання не належать до компетенції районної державної адміністрації;

5) вносити на розгляд керівництва районної державної адміністрації питання про стан роботи із зверненнями громадян в апараті районної державної адміністрації, її структурних підрозділах, у виконкомів місцевих рад, на підприємствах, в організаціях, подавати пропозиції щодо поліпшення їх діяльності з цих питань;

6) приймати участь у підготовці проєктів розпоряджень, доручень голови районної державної адміністрації з питань розгляду і вирішення звернень громадян;

7) залучати до проведення перевірок працівників структурних підрозділів районної державної адміністрації, працівників підприємств, організацій, установ.

ІІІ. Керівник відділу роботи із зверненнями громадян

1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.

На посаду начальника відділу призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом України «Про державну службу».

2. Начальник відділу роботи із зверненнями громадян апарату районної державної адміністрації:

1) здійснює безпосереднє керівництво діяльністю відділу, організовує планування його роботи та забезпечує виконання покладених на нього завдань і функцій;

2) розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

3) забезпечує додержання працівниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку;

4) вносить керівнику державної служби у встановленому порядку подання про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу, заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності;

5) визначає розподіл обов’язків між працівниками відділу, координує та контролює їх діяльність;

6) організовує та скликає в установленому порядку наради з питань, що належать до компетенції відділу;

7) підписує акт передачі справ і майна, у разі звільнення державного службовця з посади чи переведення на іншу посаду, разом з уповноваженою особою та державним службовцем, який звільняється у відділі;

8) здійснює організовує роботу щодо обліку персональних даних в базі персональних даних “Звернення громадян“ та організовує збереження даної інформації;

9) здійснює контроль за дотриманням працівниками відділу законодавства з питань захисту персональних даних та встановленого порядку обробки персональних даних.

10) виконує інші обов’язки, покладені на нього.

Начальник відділу здійснює свої функції на підставі посадової інструкції, затвердженої керівником апарату районної державної адміністрації.

У разі тимчасової відсутності начальника відділу (відрядження, відпустки, тимчасова втрата непрацездатності тощо) виконує його обов’язки головний спеціаліст відділу.

3. Головні спеціалісти відділу призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації.

Головні спеціалісти відділу здійснює свої функції на підставі посадової інструкції, затверджені керівником апарату районної державної адміністрації та погоджені начальником відділу.

ІV. Заключні положення

1. Робота відділу проводиться згідно з планами роботи відділу та районної державної адміністрації.

2. Працівники відділу для належної роботи і підвищення кваліфікації забезпечуються окремим приміщенням, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів, телефонними та електронним зв’язком, сучасними комп’ютерами та оргтехнікою, транспортом для виконання службових обов’язків, а також законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і довідковими матеріалами з питань роботи із зверненнями громадян.

3. Покладання на відділ завдань, не передбачених цим Положенням, і таких, що не стосуються роботи із зверненнями громадян, організаційного розвитку та державної служби, не допускається.